Rechnungen erfassen mit KI in Rhön und Rhein-Main
In Rhön und Rhein-Main nimmt KI Betrieben das Abtippen von Rechnungen ab. Sie liest eine Rechnung als PDF oder Foto und zieht Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge heraus. Daraus entsteht ein Buchungsvorschlag. Du prüfst die Angaben und gibst den Vorschlag frei. Erst danach landet er in Deiner Ablage oder Buchhaltung.
Was kostet diese Aufgabe heute?
Heute erledigt jemand diese Aufgabe von Hand zwischen anderen Terminen. Das braucht Aufmerksamkeit, auch wenn jeder Fall ähnlich aussieht. Die drei Punkte unten zeigen, wo die Zeit hängen bleibt. Eine KI kann den Teil vorbereiten, der sich wiederholt. Was an andere geht, prüfst und entscheidest Du.
- Rechnungen kommen per Post, E-Mail und Foto und landen an drei Orten.
- Angaben werden von Hand in eine Liste oder ein Programm übertragen.
- Beim Abtippen schleichen sich Zahlendreher und vergessene Belege ein.
Wie läuft es ab?
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Der Ablauf zeigt, wie aus einer Rechnung ein Buchungsvorschlag wird. Die Weiche fragt: Beleg lesbar? Beim Stopp-Weg ist er es nicht, und Du übernimmst. Lieferant und Rechnungsnummer sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- bestätigtJa
- KI: Beleg markiertDu: ÜbernahmeNein
Ablauf in Worten
Weg: Beleg lesbar
Rechnung kommt an
Eine Lieferantenrechnung liegt als PDF oder Foto im Rechnungspostfach.
Felder lesen
Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus dem Beleg.
Weiche: Beleg lesbar?
Die Weiche fragt, ob die KI den Beleg sicher lesen konnte.
Buchungsvorschlag
Ist der Beleg lesbar, legt die KI einen Buchungsvorschlag an. Unsichere Felder markiert sie.
Deine Freigabe
Du prüfst die markierten Felder, korrigierst sie und gibst den Vorschlag frei. Vorher bucht die KI nichts.
In die Ablage
Erst nach Deiner Freigabe landet der Vorschlag in Deiner Ablage oder Buchhaltung.
Stopp-Weg: Beleg nicht lesbar
Beleg markieren
Ist der Beleg nicht lesbar, markiert die KI ihn. Sie rät keinen Wert und legt keinen Vorschlag an.
Du liest selbst
Du liest den Beleg selbst und trägst die richtigen Werte ein. Die KI bucht nichts.
- Du
- KI
- System (intern)
Wenn der Beleg lesbar ist , dann Du prüfst und gibst den Vorschlag frei
Sonst Du liest den Beleg selbst
Eine Lieferantenrechnung liegt als PDF oder Foto im Postfach. Die KI liest die Felder aus und legt einen Buchungsvorschlag an.
Du prüfst die markierten Felder und gibst den Vorschlag frei. Ist der Beleg nicht lesbar, trägst Du die Werte selbst ein.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI liest den Beleg vor. Gebucht wird erst, was Du freigibst.
Wie viel Zeit bindet die Aufgabe im Rechenbeispiel?
Angenommen: 40 Belege im Monat, 3 Minuten je Fall von Hand, 1 Minute je Fall für Deine Prüfung und Freigabe. Dann binden sie von Hand 120 Minuten und mit dem Ablauf 40 Minuten. Das ist ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, kein Messwert und kein Kundenergebnis. Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
| Variante | Was Du tust | Minuten je Fall | Minuten im Monat |
|---|---|---|---|
| Heute, von Hand | Beleg von Hand erfassen | 3 | 120 |
| Mit Ablauf | Buchungsvorschlag prüfen und freigeben | 1 | 40 |
Der Aufwand für Aufbau, Ausnahmen und Nacharbeit ist nicht eingerechnet. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Das entscheidest Du.
Die KI bereitet vor, Du bestimmst.
- Du prüfst jeden Vorschlag, vor allem die markierten Felder.
- Du entscheidest, auf welches Konto oder in welche Kategorie ein Beleg gehört.
- Du gibst die Buchung frei. Ohne Freigabe bleibt der Beleg ein Vorschlag.
Für wen?
Je ein Beispiel aus Branchen, in denen diese Aufgabe vorkommt.
Elektro
Der Großhandel schickt die Rechnung für Material einer Elektroinstallation. Die KI liest die Felder und Du prüfst sie.
Händler
Ein Lieferant schickt die Rechnung zu einer Warenlieferung. Die KI liest Nummer, Positionen und Summe in Felder. Dein Team prüft die Felder.
Kfz-Werkstatt
Der Teilehandel schickt eine Rechnung zu einem Werkstattauftrag. Die KI liest Nummer, Teile und Summe in Felder. Du prüfst die Felder.
Was mit den Daten geschehen soll.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
Rechnungen enthalten Namen, Adressen und Kontodaten. Vorgesehen ist, dass die KI die Rechnung liest. Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest.
Ohne Deine Freigabe schreibt die KI nichts in Deine Buchhaltung. Wie lange Belege und Protokolle gespeichert werden, legen wir vor Projektstart mit Dir fest. Vor dem Start schließen wir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag mit Dir.
Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Was prüfst Du an jeder Rechnung?
Ehrlich benannt, was bei Dir bleibt.
- Unsichere Felder markiert die KI. Du liest sie nach und trägst den richtigen Wert ein.
- Konto und Kategorie bestimmst Du, nicht die KI.
- Der Buchungsvorschlag ist keine Buchung. Sie entsteht erst mit Deiner Freigabe.
- Vorgesehen sind PDF und Fotos. Andere Formate klären wir vorab.
Was bucht die KI nicht allein?
Die KI bucht nichts und wählt kein Konto. Sie legt einen Vorschlag an und markiert unsichere Felder. Die Buchung entsteht erst, wenn Du sie freigibst.
Häufige Fragen.
Antworten zu dieser Aufgabe.
Bucht die KI Rechnungen selbst?
Nein. Die KI erstellt nur einen Vorschlag. Die Buchung entsteht erst, wenn Du ihn freigibst.
Was passiert bei einer unleserlichen Rechnung?
Die KI markiert die unsicheren Felder. Du liest sie selbst nach und trägst den richtigen Wert ein.
Welche Formate kann die KI lesen?
Vorgesehen sind PDF und Fotos von Belegen. Welche Formate bei Dir anfallen, klären wir, wenn wir uns den Vorgang ansehen.
Passt das zu meiner Buchhaltungssoftware?
Das hängt von Deiner Software ab. Im Erstgespräch klären wir, wie der Vorschlag bei Dir ankommen kann.
Wie es weitergeht.
Mehr zu dieser Aufgabe und zu Deiner Branche.