Voranfragen vorprüfen mit KI in Rhön und Rhein-Main
In Rhön und Rhein-Main prüft KI Voranfragen an Handwerksbetriebe vor. Sie liest die Angaben und gleicht sie mit Deiner Checkliste für das Gewerk ab. Fehlt etwas, schreibt sie eine Rückfrage als Entwurf. Ist alles da, legt sie eine Notiz zur Terminvorbereitung an. Du liest jeden Entwurf und gibst ihn frei. Erst dann geht etwas an den Kunden.
Was kostet diese Aufgabe heute?
Heute erledigt jemand diese Aufgabe von Hand zwischen anderen Terminen. Das braucht Aufmerksamkeit, auch wenn jeder Fall ähnlich aussieht. Die drei Punkte unten zeigen, wo die Zeit hängen bleibt. Eine KI kann den Teil vorbereiten, der sich wiederholt. Was an andere geht, prüfst und entscheidest Du.
- Eine Anfrage kommt mit halben Angaben, und Du schreibst erst einmal zurück.
- Was Du für ein Angebot brauchst, hast Du im Kopf und nicht auf einer Liste.
- Rückfragen kosten Zeit, bevor Du überhaupt rechnen kannst.
Wie läuft es ab?
Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.
Das Beispiel zeigt zwei Wege an einer Weiche. Die Weiche fragt: Angaben komplett? Fehlen Angaben, hält der Ablauf an, und es entsteht eine Rückfrage als Entwurf. Beim Stopp-Weg klärst Du die Anfrage selbst. Name, Anfrage und Haus sind erfunden.
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- bestätigtJa
- Du: KlärungbestätigtNein
Ablauf in Worten
Weg: Angaben vollständig
Anfrage kommt an
Eine Anfrage liegt im Postfach. Der Kunde beschreibt, was er braucht.
Checkliste abgleichen
Die KI gleicht die Angaben mit Deiner Checkliste ab.
Weiche: Angaben komplett?
Die Weiche fragt, ob alle Angaben Deiner Checkliste da sind.
Notiz und Entwurf
Sind alle Angaben da, legt die KI eine Notiz zur Terminvorbereitung an. Den nächsten Schritt schreibt sie als Entwurf.
Deine Freigabe
Du liest die Notiz und den Entwurf und gibst ihn frei. Vorher erfährt der Kunde nichts davon.
Rückmeldung beim Kunden
Nach Deiner Freigabe sieht der Kunde den nächsten Schritt.
Stopp-Weg: Angaben fehlen
Lücken listen
Fehlen Angaben oder widersprechen sie sich, hält der Ablauf an. Die KI listet, was fehlt.
Rückfrage als Entwurf
Die KI schreibt eine Rückfrage, die genau die fehlenden Angaben nennt. Die Rückfrage bleibt ein Entwurf.
Du klärst die Anfrage
Du klärst die Anfrage selbst, änderst die Rückfrage bei Bedarf und gibst sie frei.
- Du
- KI
- Kunde
Wenn alle Angaben da sind , dann Du gibst den Entwurf frei
Sonst Du klärst die Lücken und gibst die Rückfrage frei
Eine Anfrage liegt im Postfach. Die KI gleicht sie mit Deiner Checkliste ab und prüft, ob alle Angaben da sind.
Sind sie da, gibst Du den Entwurf frei. Fehlt etwas, schreibt die KI eine Rückfrage als Entwurf, und Du klärst die Anfrage selbst.
Ablauf für Deinen Betrieb besprechenDie KI prüft die Angaben vor. Raus geht nur, was Du freigibst.
Wie viel Zeit bindet die Aufgabe im Rechenbeispiel?
Angenommen: 20 Voranfragen im Monat, 12 Minuten je Fall von Hand, 4 Minuten je Fall für Deine Prüfung und Freigabe. Dann binden sie von Hand 240 Minuten und mit dem Ablauf 80 Minuten. Das ist ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, kein Messwert und kein Kundenergebnis. Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.
| Variante | Was Du tust | Minuten je Fall | Minuten im Monat |
|---|---|---|---|
| Heute, von Hand | Angaben prüfen und Rückfrage schreiben | 12 | 240 |
| Mit Ablauf | Entwurf prüfen und freigeben | 4 | 80 |
Der Aufwand für Aufbau, Ausnahmen und Nacharbeit ist nicht eingerechnet. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.
Das entscheidest Du.
Die KI bereitet vor, Du bestimmst.
- Du legst fest, welche Angaben Deine Checkliste für ein Gewerk verlangt.
- Du gibst jede Rückfrage frei, bevor sie das Haus verlässt.
- Du klärst Anfragen mit widersprüchlichen Angaben selbst.
Für wen?
Je ein Beispiel aus Branchen, in denen diese Aufgabe vorkommt.
Elektro
Eine Kundin will am Carport Leuchten und eine Außensteckdose anbringen lassen. Ein Foto vom Zählerschrank fehlt. Die KI entwirft die Rückfrage.
Handwerk
Für ein neues Bad fehlen in der Anfrage der Grundriss und ein Foto des Raums. Die KI entwirft die Rückfrage, und Du gibst sie frei.
Maler und Bau
Ein Kunde möchte die Fassade seines Hauses streichen lassen. Ein Foto der Fassade fehlt in der Anfrage. Die KI entwirft die Rückfrage, und Du gibst sie frei.
SHK (Sanitär, Heizung, Klima)
Ein Kunde möchte seine Heizung erneuern lassen und nennt nur die Zahl der Zimmer. Die KI gleicht die Angaben mit Deiner Checkliste ab und entwirft eine Rückfrage.
Was mit den Daten geschehen soll.
Der Datenschutz in diesem Ablauf.
Eine Voranfrage nennt Name, Adresse und Angaben zum Haus, zum Beispiel Fotos oder Pläne. Vorgesehen ist, dass die KI die Anfrage liest. Für den Abgleich nutzt sie nur die Angaben, die Deine Checkliste verlangt.
Welche das sind, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Keine Rückfrage geht ohne Deine Freigabe raus. Vor dem Start schließen wir mit Dir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag.
Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Was prüft die KI an einer Voranfrage nicht?
Ehrlich benannt, was bei Dir bleibt.
- Die Checkliste legst Du fest. Die KI gleicht nur ab und prüft nichts fachlich.
- Die KI bewertet nicht, ob ein Vorhaben machbar ist. Das beurteilst Du.
- Widersprechen sich Angaben, hält der Ablauf an, und Du klärst es.
- Jede Rückfrage geht erst nach Deiner Freigabe raus.
Beurteilt die KI, ob ein Vorhaben möglich ist?
Nein. Sie gleicht die Angaben nur mit Deiner Checkliste ab. Ob und wie Du etwas anbietest, entscheidest Du.
Häufige Fragen.
Antworten zu dieser Aufgabe.
Woher kennt die KI meine Checkliste?
Du legst sie fest. Vorgesehen ist, dass wir sie im Erstgespräch gemeinsam für Dein Gewerk aufstellen.
Schickt die KI die Rückfrage von selbst?
Nein. Die KI schreibt nur einen Entwurf. Du liest ihn und gibst ihn frei. Erst dann geht die Rückfrage raus.
Was passiert, wenn alle Angaben da sind?
Dann legt die KI eine Notiz zur Terminvorbereitung für Dich an. Einen Termin legt sie nicht fest.
Was heißt Vollständigkeitsprüfung?
Die KI gleicht ab: Steht jede Angabe der Checkliste in der Anfrage? Fehlt eine, entsteht eine offene Zeile.
Was passiert bei widersprüchlichen Angaben?
Der Ablauf hält an. Die KI listet die Lücken und schreibt eine Rückfrage als Entwurf. Du klärst die Anfrage selbst und gibst die Rückfrage frei.
Wie es weitergeht.
Mehr zu dieser Aufgabe und zu Deiner Branche.