Wann hilft Dir ein KI-Agent? Und wann reicht ein fester Ablauf?
Ein KI-Agent hilft Dir, wenn sich der Weg nicht vorab als Regel schreiben lässt. Er wählt seine Schritte selbst, zum Beispiel bei Nachrichten ohne feste Form. Du legst je Aufgabe fest, wie viel er allein tun darf. Vorgesehen ist ein Protokoll, das Dir jeden Schritt zeigt. Steht der Weg fest, reicht ein Ablauf mit festen Regeln.
Fester Ablauf oder Agent? Beide arbeiten in Deinen Grenzen.
Ein Ablauf folgt Wegen, die Du vorher kennst. Ein Agent wählt seine Schritte selbst. Das lohnt sich nur, wenn sich der Weg nicht vorab als Regel schreiben lässt.
| Merkmal | Ablauf | Agent |
|---|---|---|
| Weg | Feste Wege, jede Weiche vorher bekannt | Wählt die Schritte selbst |
| Passt bei | Eingängen, die immer gleich aussehen | Eingängen, die unklar oder frei formuliert sind |
| Kontrolle | Du gibst frei, was nach außen geht | Du wählst je Aufgabe eine von drei Stufen: Vorschlag, im Rahmen oder allein |
| Einblick | Du siehst jeden Schritt | Vorgesehen ist ein Protokoll mit jedem Schritt |
Wir beginnen mit dem festen Ablauf. Erst wenn Regeln nicht reichen, prüfen wir einen Agenten. Mehr dazu steht im Wissensartikel Regel-Ablauf oder KI-Agent?
Drei Stufen der Autonomie. Du wählst je Aufgabe, wie viel der Agent allein tut.
Ein Agent muss nicht jede Aktion zur Freigabe vorlegen. Wie viel er allein tut, stellst Du je Aufgabe ein.
Der Pilot ist der erste Lauf mit echten Fällen. Er misst Fälle, Ausnahmen und Nacharbeit. Aus der Ausnahmequote entscheiden wir gemeinsam mit Dir, ob eine Aufgabe eine Stufe höher steigt.
Das ist ein Beispielablauf (erfundene Annahme), kein Kundenfall. Jede Stufe zeigt, wo der Agent arbeitet und wo Du entscheidest.
Stufe 1 · Vorschlag
Der Agent bereitet vor, und nichts geht raus. Du liest jeden Entwurf und gibst jede Aktion frei. Vorgesehen ist, dass jede neue Aufgabe hier beginnt.
Agent darf
- Lesen, was Du erlaubst
- Plan und Entwurf anlegen
- Sein Ergebnis selbst prüfen
- Jeden Schritt ins Protokoll schreiben
Du entscheidest
- Ob ein Entwurf rausgeht
- Jede Aktion nach außen
- Wie es bei unklaren Fällen weitergeht
- Wann die Aufgabe eine Stufe steigt
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- bestätigtJa
- Du: ÜbernahmeNein
Ablauf in Worten
Weg: Regel ist klar
Du gibst den AuftragDu sagst dem Agenten, was er erledigen soll. Der Auftrag nennt auch die Grenzen.
- Der Agent plant
Der Agent legt fest, welche Schritte er braucht. Der Plan steht im Protokoll.
- Werkzeug nutzen
Der Agent liest, was Du ihm erlaubt hast, zum Beispiel Mails oder den Kalender. Vorgesehen ist, dass er nicht mehr nutzt.
- Eigene Prüfung
Der Agent prüft sein Ergebnis gegen Deine Vorgaben und schreibt die Prüfung ins Protokoll.
- Weiche: Regel klar?
Die Weiche fragt, ob Deine Regel den Fall klar abdeckt.
- Deine Freigabe
Du liest das Ergebnis im Protokoll und gibst es frei. Vorher geht nichts nach außen.
- Ergebnis liegt vor
Nach Deiner Freigabe erreicht das Ergebnis den Empfänger. Auch das steht im Protokoll.
Stopp-Weg: Regel unklar
Regel unklarDeine Vorgaben decken den Fall nicht ab. Der Agent hält an.
- Du übernimmst
Du entscheidest selbst, wie es weitergeht. Der Agent schreibt dazu nichts.
- Du
- KI
- Kunde
- System (intern)
Wenn Deine Regel den Fall abdeckt , dann Du gibst das Ergebnis frei
Sonst Du übernimmst und entscheidest selbst
Du gibst einen Auftrag mit Grenzen. Der Agent plant seine Schritte, nutzt nur erlaubte Werkzeuge und prüft sein Ergebnis.
Deckt Deine Regel den Fall nicht ab, hält der Agent an, und Du übernimmst. Ist sie klar, gibst Du das Ergebnis frei.
Der Agent bereitet vor, Du siehst jeden Schritt. Raus geht nur, was Du freigibst.
Wann steigt eine Aufgabe auf?
Eine Aufgabe steigt auf Stufe 2, wenn der Pilot wenige Ausnahmen zeigt und Du fast jeden Entwurf unverändert freigibst.
Gemessen werden Fälle, Ausnahmen und Nacharbeit.
Stufe 2 · Im Rahmen
Der Agent handelt allein, solange er in Deinen Regeln bleibt. Du legst Zeiten, Mengen und Standardantworten fest. Vorgesehen ist, dass er bei allem außerhalb Dich fragt.
Agent darf
- Innerhalb Deiner Regeln handeln
- Standardantworten geben
- Freie Zeiten anbieten, die Du erlaubt hast
- Jede Aktion ins Protokoll schreiben
- Bei Ausnahmen anhalten und fragen
Du entscheidest
- Die Regeln selbst
- Jede Ausnahme, die der Agent vorlegt
- Ob eine Regel bleibt oder sich ändert
- Wann Du das Protokoll liest
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- Ja
- Du: ÜbernahmeNein
Ablauf in Worten
Weg: Aktion im Rahmen
Du gibst den AuftragDu nennst den Auftrag und Deine Regeln: Zeiten, Mengen und Standardantworten.
- Der Agent plant
Der Agent legt fest, welche Schritte er braucht. Der Plan steht im Protokoll.
- Regelprüfung
Der Agent prüft die geplante Aktion gegen Deine Regeln. Das Ergebnis der Prüfung steht im Protokoll.
- Weiche: Im Rahmen?
Die Weiche fragt, ob die Aktion in Deinen Regeln liegt.
- Der Agent handelt
Die Aktion liegt im Rahmen. Der Agent handelt allein, und Du gibst nicht jede Aktion einzeln frei.
- Protokoll schreiben
Der Agent hält die Aktion im Protokoll fest. Du liest es später und greifst bei Ausnahmen ein.
Stopp-Weg: Außerhalb der Regeln
Außerhalb der RegelnDie Aktion passt nicht zu Deinen Regeln. Der Agent hält an und legt den Fall vor.
- Du entscheidest
Du entscheidest selbst, wie es weitergeht. Der Agent handelt erst nach Deiner Antwort.
- Du
- KI
- Kunde
- System (intern)
Wenn die Aktion in Deinen Regeln liegt , dann handelt der Agent, Du liest das Protokoll
Sonst Du entscheidest, der Agent hält an
Du legst Regeln fest: Zeiten, Mengen und Standardantworten. Der Agent plant und prüft jede Aktion gegen diese Regeln.
Liegt die Aktion im Rahmen, handelt er allein und schreibt ins Protokoll. Liegt sie außerhalb, hält er an, und Du entscheidest.
Der Agent handelt im Rahmen. Bei Ausnahmen greifst Du ein.
Wann steigt eine Aufgabe auf?
Eine Aufgabe steigt auf Stufe 3, wenn die Ausnahmequote niedrig bleibt und Deine Regeln fast jeden Fall abdecken.
Zeigt der Pilot viele Ausnahmen, bleibt die Aufgabe auf Stufe 2 oder geht zurück auf Stufe 1.
Stufe 3 · Selbstständig
Der Agent erledigt die Aufgabe allein. Du schaust nicht mehr in jeden Fall. Du kontrollierst Stichproben und die Kennzahlen aus dem Protokoll.
Agent darf
- Die Aufgabe von Anfang bis Ende erledigen
- Klare Fälle ohne Rückfrage abschließen
- Jeden Fall ins Protokoll schreiben
- Bei unklaren Fällen anhalten
Du entscheidest
- Ob die Stichprobe stimmt
- Was die Kennzahlen zeigen
- Wie es bei einem unklaren Fall weitergeht
- Wann Du die Stufe zurücknimmst
Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.
- Kunde: ErgebnisJa
- System (intern): Agent hältDu: ÜbernahmeNein
Ablauf in Worten
Weg: Aufgabe klar
Du gibst den AuftragDu nennst die Aufgabe und ihre Grenzen. Der Agent erledigt sie danach allein.
- Der Agent plant
Der Agent legt fest, welche Schritte er braucht. Der Plan steht im Protokoll.
- Werkzeug nutzen
Der Agent liest, was Du ihm erlaubt hast, zum Beispiel Mails oder den Kalender. Vorgesehen ist, dass er nicht mehr nutzt.
- Weiche: Aufgabe klar?
Die Weiche fragt, ob der Agent die Aufgabe eindeutig erledigen kann.
- Der Agent erledigt es
Die Aufgabe ist klar. Der Agent erledigt sie von Anfang bis Ende allein.
- Protokoll schreiben
Der Agent schreibt jeden Schritt ins Protokoll. Du kannst es später nachlesen.
- Du prüfst Stichproben
Du prüfst später einzelne Fälle im Protokoll und die Kennzahlen.
Stopp-Weg: Aufgabe unklar
Aufgabe unklarDer Agent erkennt, dass die Aufgabe unklar ist. Er hält an.
- Du übernimmst
Du entscheidest selbst, wie es weitergeht. Der Agent arbeitet erst danach weiter.
- Du
- KI
- Kunde
- System (intern)
Wenn die Aufgabe klar ist , dann erledigt sie der Agent, Du prüfst Stichproben
Sonst Du übernimmst, der Agent hält an
Du gibst den Auftrag mit Grenzen. Der Agent plant, nutzt seine Werkzeuge und prüft, ob die Aufgabe klar ist.
Ist sie klar, erledigt er sie allein und schreibt ins Protokoll. Du prüfst später Stichproben. Ist sie unklar, hält er an.
Der Agent erledigt die Aufgabe. Du kontrollierst Stichproben und das Protokoll.
Wann steigt eine Aufgabe auf?
Stufe 3 ist die höchste Stufe. Eine Aufgabe bleibt dort, solange die Ausnahmequote niedrig ist.
Steigt die Ausnahmequote, gehen wir gemeinsam eine Stufe zurück.
Vier Aufgaben für Agenten. Abgeleitet aus unseren Aufgabenseiten.
Die vier Aufgaben sind Vorschläge, keine fertigen Produkte. Jede Karte nennt die Stufen, auf denen die Aufgabe möglich ist. Welche zu Deinem Betrieb passt, klären wir im Erstgespräch.
Terminassistent
- Auftrag
- Er klärt mit Kundinnen, welche Zeit passt, auch wenn die Wünsche ungenau sind.
- Mögliche Stufen
- Stufe 1 bis 3. Auf Stufe 2 bietet er freie Zeiten an, die Du vorher festlegst.
- Darf selbst
- Terminwünsche lesen, Deinen Kalender ansehen und Entwürfe mit freien Zeiten schreiben.
- Gibst Du auf Stufe 1 frei
- Jede Nachricht an die Kundin und jeder Eintrag im Kalender.
- Protokoll
- Wunsch gelesen, Kalender geprüft, Entwurf mit freien Zeiten bereitgelegt.
Posteingangs-Assistent
- Auftrag
- Er sortiert neue Mails nach Thema und zeigt Dir, was zuerst Deine Aufmerksamkeit braucht.
- Mögliche Stufen
- Stufe 1 bis 3. Auf Stufe 2 legt er Mails nach Deinen Regeln ab und fragt bei Antworten.
- Darf selbst
- Mails lesen, das Thema bestimmen und einen Ordner vorschlagen. Er löscht nichts.
- Gibst Du auf Stufe 1 frei
- Jede Antwort und jede Weiterleitung.
- Protokoll
- Mail gelesen, Thema bestimmt, Ordner genannt.
Vorprüfungs-Assistent
- Auftrag
- Er vergleicht neue Voranfragen mit Deiner Checkliste und meldet, was noch fehlt.
- Mögliche Stufen
- Stufe 1 bis 2. Auf Stufe 2 nutzt er Deine Standardtexte für Rückfragen. Stufe 3 ist nicht vorgesehen.
- Darf selbst
- Angaben lesen, mit der Checkliste abgleichen und eine Notiz für Dich anlegen.
- Gibst Du auf Stufe 1 frei
- Jede Rückfrage an den Kunden.
- Protokoll
- Voranfrage gelesen, Checkliste verglichen, Rückfrage als Entwurf angelegt.
Nachfass-Assistent
- Auftrag
- Er behält offene Angebote im Blick und bereitet das Nachfassen vor.
- Mögliche Stufen
- Stufe 1 bis 2. Auf Stufe 2 fasst er nach Deinen Regeln nach. Stufe 3 ist nicht vorgesehen.
- Darf selbst
- Offene Angebote lesen und prüfen, ob eine Antwort eingegangen ist.
- Gibst Du auf Stufe 1 frei
- Jede Nachricht an den Kunden.
- Protokoll
- Angebot geprüft, keine Antwort gefunden, Entwurf bereitgelegt.
Diese Grenzen gelten auf jeder Stufe. Die Rechte des Agenten sind begrenzt.
Begrenzte Rechte
Vorgesehen ist, dass der Agent nur die Werkzeuge nutzt, die Du ihm erlaubst. Vorgesehen ist, dass Schreiben nur im Rahmen Deiner Regeln geschieht.
Kein Geld
Vorgesehen ist, dass der Agent auf keiner Stufe Geld bewegt oder eine Buchung auslöst. Das bleibt bei Dir.
Keine Rechts- oder Gesundheitsfragen
Vorgesehen ist, dass der Agent dann anhält und den Fall an Dich abgibt.
Stopp-Weg und Protokoll
Vorgesehen ist, dass der Agent anhält, wenn die Regel unklar ist oder eine Angabe fehlt. Dann entscheidest Du. Vorgesehen ist, dass jede Handlung im Protokoll steht.
Vorgesehen ist, dass der Agent nur die Daten nutzt, die Du ihm erlaubst. Welche Daten er nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Ein Vertrag zur Verarbeitung in Deinem Auftrag folgt vor dem Start. Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start.
Nachvollziehbar. Vorgesehen ist ein Protokoll, das zeigt, wer was wann getan hat.
Wer
Jede Zeile nennt, wer gehandelt hat: der Agent oder Du.
Was
Jede Zeile nennt den Schritt, das genutzte Werkzeug und das Ergebnis.
Wann
Jede Zeile trägt einen Zeitstempel. Du liest die Reihenfolge später nach.
Vorgesehen ist, dass Du das Protokoll einsehen kannst. Auf Stufe 1 liest Du es vor jeder Freigabe, auf Stufe 2 und 3 danach. Es ersetzt Deine Prüfung nicht.
Häufige Fragen. Antworten zu Agenten.
Was ist der Unterschied?
Ein Ablauf folgt festen Wegen, die Du vorher kennst. Ein Agent wählt seine Schritte selbst und passt zu unklaren Eingängen. Beim Ablauf gibst Du jede Aktion frei, beim Agenten wählst Du je Aufgabe eine Stufe.
Was darf ein Agent allein?
Das hängt von der Stufe ab. Auf Stufe 1 legt er nur Entwürfe an. Auf Stufe 2 handelt er in Deinen Regeln, auf Stufe 3 erledigt er die Aufgabe allein. Vorgesehen ist, dass er auf keiner Stufe Zahlungen auslöst.
Was ändert sich auf Stufe 2 und 3?
Auf Stufe 2 gibst Du nicht mehr jede Aktion frei. Vorgesehen ist, dass der Agent in Deinen Regeln handelt und bei Ausnahmen fragt. Auf Stufe 3 erledigt er die Aufgabe allein, und Du prüfst Stichproben. Auf beiden Stufen bleiben der Stopp-Weg zu Dir und das Protokoll.
Wie sehe ich, was er getan hat?
Vorgesehen ist ein Protokoll mit jedem Schritt: wer, was und wann. Auf Stufe 1 liest Du es vor jeder Freigabe. Auf Stufe 2 und 3 liest Du es danach, bei Ausnahmen und in Stichproben.
Was passiert bei Fehlern?
Ein Agent kann sich irren. Darum prüft er sein Ergebnis. Auf Stufe 1 prüfst Du danach jeden Entwurf, auf Stufe 2 und 3 greifst Du bei Ausnahmen und Stichproben ein. Vorgesehen ist, dass er bei einer unklaren Regel anhält und Du übernimmst.
Was kostet es?
Die Preise stehen auf der Seite Preise. Der Einstieg beginnt mit einem unverbindlichen Erstgespräch.