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KI-Automatisierung für Steuerberater in Rhön und Rhein-Main

In Rhön und Rhein-Main entlastet KI-Automatisierung Steuerkanzleien bei Routinearbeit mit Belegen. Sie sortiert eingehende Belege nach Mandant und Art. Sie liest Datum, Betrag und Lieferant aus und schlägt eine Vorkontierung als Entwurf vor. Deine Mitarbeitenden prüfen jeden Vorschlag. Die KI berät nicht zu Steuern. So bleibt mehr Zeit für Beratung und die fachliche Prüfung.

Entwurf, noch nicht geprüft.

Erstgespräch buchen Beispielablauf ansehen

Was kostet das Warten?

Warten kostet Zeit an zwei Stellen. Eine Anfrage bleibt liegen, bis jemand sie liest. Danach schreibt jemand die gleichen Angaben noch einmal ab. Die drei Beispiele zeigen diese Büroarbeit in Deiner Branche. Sie wiederholt sich Woche für Woche. Genau dafür bereitet die KI einen Entwurf vor, und Du entscheidest, was daraus wird.

  • Belege aus E-Mails, Fotos und Ordnern pro Mandant zusammensuchen und sortieren.
  • Beträge, Daten und Lieferanten von Hand in die Buchhaltung übertragen.
  • Bei fehlenden Belegen Mandanten einzeln anschreiben und nachfassen.

Wie läuft es ab?

Der Ablauf beginnt mit einem Eingang, etwa einer Nachricht oder einem Beleg. Die KI liest ihn und bereitet einen Entwurf vor. An der Weiche entscheidet eine Regel, welcher Weg gilt. Passt etwas nicht, hält der Ablauf an, und Du übernimmst. Nichts geht raus, bevor Du den Entwurf freigibst. Die Grafik zeigt beide Wege an einem erfundenen Beispiel.

Dieser Ablauf zeigt, wie aus einem Stapel Belege eine Nachfrage als Entwurf wird. Die Weiche fragt: Mandant bekannt? Kanzlei, Mandant und Zahlen sind erfunden.

Gezeigt wird ein Beispielablauf. Namen und Werte sind erfunden.

bestätigt

Ablauf in Worten

  1. Weg: Mandant bekannt

    Belege kommen an

    Ein Mandant schickt am Monatsende mehrere Belege als Fotos und PDFs an die Kanzlei.

  2. Belege lesen

    Die KI liest Belegart, Datum und Lieferant. Einen Betrag schätzt sie nicht.

  3. Weiche: Mandant bekannt?

    Die Weiche fragt, ob jeder Beleg zu einem Mandanten und einem Zeitraum passt.

  4. Belege ablegen

    Passen sie, legt die KI die Belege geordnet beim Mandanten ab.

  5. Nachfrage als Entwurf

    Ist bei einem Beleg kein Betrag lesbar, schreibt die KI eine Nachfrage als Entwurf.

  6. Deine Freigabe

    Dein Team liest die Nachfrage und gibt sie frei. Vorher erfährt der Mandant nichts.

  7. Nachricht beim Mandanten

    Nach der Freigabe kommt die Nachfrage beim Mandanten an.

  8. Du gibst weiter

    Dein Team gibt die Belege selbst in die Buchhaltung. Die KI bucht nichts.

  9. Stopp-Weg: Zuordnung unklar

    Zuordnung unklar

    Ein Beleg passt zu keinem Mandanten oder keinem Zeitraum. Der Ablauf hält an.

  10. Du ordnest zu

    Du ordnest den Beleg selbst zu. Die KI rät nicht und ändert nichts.

  • Du
  • KI
  • Kunde
  • System (intern)

Wenn die Belege zu einem Mandanten passen , dann Du gibst die Nachfrage frei

Sonst Du ordnest die Belege selbst zu

Vorgesehen ist, dass die KI die Belege liest, die ein Mandant am Monatsende schickt. Die KI sucht den Mandanten und den Monat dazu.

Vorgesehen ist, dass die KI die Belege ablegt und zu einem unlesbaren Beleg eine Nachfrage als Entwurf schreibt. Du gibst sie frei. Passt ein Beleg nirgends hin, ordnest Du ihn zu.

Ablauf für Deinen Betrieb besprechen

Vorgesehen ist, dass die Kanzlei nur freigegebene Nachfragen verlässt.

Weitere Abläufe für Deinen Alltag.

Drei Beispiele aus dieser Branche.

Fehlende Unterlagen anfordern

Die KI vergleicht die Liste Deiner Kanzlei mit dem Eingang und schreibt eine Anforderung der fehlenden Unterlagen als Entwurf. Du gibst die Nachricht frei.

Mandantenanfragen vorsortieren

Die KI sortiert eingehende E-Mails intern nach Thema. Dieser Schritt verschickt nichts. Antwortentwürfe für Standardfragen liegen zur Prüfung bereit.

Fristen ankündigen

Die Fristen liefert Deine Kanzlei in ihrer Liste. Die KI findet die Einträge im Vorlauf und schreibt eine Ankündigung als Entwurf. Du gibst sie frei.

Mehr zu einzelnen Aufgaben: Anfragen beantworten, Fristen ankündigen, Postfach sortieren, Rechnungen erfassen und Unterlagen anfordern.

Aufgaben, die hier passen.

Jede Karte zeigt ein Beispiel aus dieser Branche.

  • Fristen ankündigen

    In der Liste der Kanzlei steht bei einem Mandanten ein Eintrag im Vorlauf. Die KI schreibt eine Ankündigung als Entwurf. Die Fristen liefert Deine Kanzlei.

  • Postfach sortieren

    Eine E-Mail von einem Mandanten liegt im Postfach der Kanzlei. Die KI schlägt ein Fach vor. Eine unklare Nachricht geht an Dich.

Ein Rechenbeispiel mit offenen Annahmen.

Rechne mit Deinen eigenen Werten nach.

Annahmen

  • 600 Belege pro Monat in der Kanzlei (erfundene Annahme)
  • Ausgangslage: keine Belegerkennung im Einsatz, auch nicht in der Kanzleisoftware (erfundene Annahme)
  • Sortieren und Vorkontieren von Hand: 2 Minuten pro Beleg (erfundene Annahme)
  • Entwurf prüfen und bestätigen: 0,5 Minuten pro Beleg (erfundene Annahme)
  • 12 Monate im Jahr (erfundene Annahme)
  • Kostensatz Sachbearbeitung: 40 Euro pro Stunde (erfundene Annahme)

Ergebnis

In diesem Beispiel sparst Du pro Beleg 1,5 Minuten. Bei 600 Belegen sind das 900 Minuten oder 15 Stunden pro Monat. In 12 Monaten sind das 180 Stunden. Mal 40 Euro entspricht das einem Zeitwert von 7.200 Euro pro Jahr, vor den Kosten der Automatisierung. Setzt Deine Kanzlei schon eine Belegerkennung ein, fällt der Zeitwert kleiner aus. Deine echten Werte klären wir im Erstgespräch.

Was mit den Daten geschehen soll.

Der Datenschutz in diesem Ablauf.

Mandantenbelege nennen Namen, Beträge und Lieferanten. Vorgesehen ist, dass die KI die Belege und die Liste der Kanzlei liest. Vorgesehen ist, dass die KI für Sortierung und Nachfrage nur Mandant, Belegart, Datum, Betrag und Lieferant nutzt.

Welche Angaben die KI nutzen darf, legst Du vor Projektstart mit uns fest. Keine Nachricht geht vor der Freigabe eines Menschen an Mandanten. Vor dem Start schließen wir mit Dir einen Vertrag über die Verarbeitung in Deinem Auftrag.

Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start. Die endgültige Liste aller Anbieter nennen wir Dir vor Projektstart.

Was bleibt bei Dir?

Ehrlich benannt, was bei Deinem Betrieb bleibt.

  • Jeden Vorschlag zur Kontierung prüft ein Mensch. Die KI liefert nur den Entwurf.
  • Die KI berät nicht zu Steuern und bewertet keinen Beleg inhaltlich.
  • Die Fristen liefert Deine Kanzlei. Die KI rechnet keine Frist aus.
  • Jede Nachricht an Mandanten geht erst nach Deiner Freigabe raus.

Was macht die KI bei einer unklaren Zuordnung?

Der Lauf hält an. Die KI schreibt keine Nachfrage. Du ordnest den Beleg selbst zu.

Häufige Fragen.

Antworten für Betriebe wie Deinen.

Wie geht die KI mit Mandantenbelegen um?

Vorgesehen ist, dass die KI Belege liest und nur Mandant, Belegart, Datum, Betrag und Lieferant nutzt. Welche Angaben sie nutzen darf, legst Du fest. Prüf den Ablauf vor dem Start mit Deinem Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden.

Bucht die KI etwas ein?

Nein. Die KI erstellt nur Entwürfe zur Vorkontierung. Ein Mensch prüft jeden Vorschlag, bevor er in die Buchhaltung geht.

Kann ich meine Kanzleisoftware behalten?

Ja, das ist das Ziel. Ob und wie sich Deine Software anbinden lässt, klären wir im Erstgespräch.

Wo liegen die Belege und Mandantendaten?

Zu Anbietern und Standorten informieren wir Dich vor dem Start. Die Liste aller Anbieter steht im Vertrag über die Verarbeitung.

Was ist, wenn die KI einen Betrag falsch liest?

Die Mitarbeitenden sehen den erkannten Betrag neben dem Beleg und korrigieren ihn vor der Freigabe. Die KI markiert unlesbare Belege als Nachfrage.

Berät die KI zu Steuern oder Fristen?

Die KI berät nicht. Die Fristen liefert Deine Kanzlei. Die KI leitet keine Frist ab.